 |
| Kearsipan Elektronik Dorong Pengelolaan Arsip Kelurahan Kampung Jua NAN XX Berbasis Digital, Jum'at (21/8/2026) |
Padang, Sumatera Barat - Sigi24.com ; Tim Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Negeri Padang memberikan pelatihan arsip elektronik pada Kelurahan Kampung Jua Nan XX Kecamatan Lubuk Begalung.
Sebelum diberikan pelatihan, penangganan arsip kelurahan tersebut bersifat manual sehingga sering mengalami kerusakan data.
“Hal ini mendorong pihak PNP melakukan motivasi kepada Kelurahan Kampung Jua Nan XX, sebagai bentuk pengabdian masyarakat kita memberikan pelatihan arsip digital elektronik. Di kelurahan ini sudah memiliki komputer yang cukup sehingga pelaksanaan arsip elektronik memiliki peluang yang besar untuk diimplementasikan,” sebut Tim Pengabdian Masyarakat PNP Jumyetti, SE.,M.Si. (21/8/2026).
Ia mengatakan, kemajuan teknologi makin mendorong perkerjaan administrasi yang semula dilakukan manual menjadi berbasis digital, termasuk dalam pengelolaan kearsipan yang ada di kantor kelurahan.
“Apabila penyimpanan arsip masih disimpan manual, banyak kendala yang dihadapi, diantaranya kerusakan bahkan sering hilangnya dokumen surat penting yang ada di kelurahan,” jelas Jumyetty terkait kegiatan pelatihan arsip elektronik di Kelurahan Kampung Jua Nan XX.
Ia menyampaikan, kantor Lurah Kampung Jua Nan XX terletak di Jalan Raya Kampung Jua. Ada banyak pelayanan kepada masyarakat yang menuntut setiap surat atau dokumen penting yang dikelola harus disimpan dengan baik dan benar serta terjaga dari kerusakan.
“Pelatihan ini dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan secara praktis terkait dengan penggunaan aplikasi kearsipan dalam mendukung tata kelola arsip kelurahan,” tambahnya.
Pelatihan ini di ajarkan oleh Benny Chandra, SE.,M.Si, kepada pimpinan dan staf kelurahan. Dalam pelaksanaan pelatihan tersebut membuat staf dan pimpinan antusias memahami dan mempelajarinya. Mereka merasa dengan adanya pelatihan ini sangat membantu pengarsipan data yang tertata dan terukur. Dalam hal ini juga di dampingi oleh Ariani Tanjung, S.S., M.Hum, tim pengabdian masyarakat PNP di kelurahan kampung Jua Nan XX. Dan diikuti peserta Pegawai kantor lurah sebanyak 7 orang.
Selain itu Lurah Kampung Jua Nan XX Ns. Hendri OS, S.Kep menyampaikan dengan kegiatan pelatihan yang diberikan di kantor Lurah kampung Jua Nan XX ini, diharapkan seluruh pegawai kelurahannya memiliki pengetahuan terhadap materi arsip elektronik, memiliki kemampuan dalam mengoperasikan peralatan arsip elektronik, memiliki buku panduan dalam arsip elektronik, dan memiliki wawasan mengenai perkembangan teknologi infomasi dalam kearsipan.
“Pelatihan arsip elektronik yang kita berikan menggunakan aplikasi 'canonfile' dan media penyimpanannya mengunakan scaner berkecepatan tinggi yang mampu menscan 80 lembar per-menit,” tukas Benny Chandra.
Pada pelatihan tersebut, ia menyebutkan para pegawai kelurahan dilatih penggunaan aplikasi sekaligus merekam fisik surat dengan scaner sehingga arsip yang berbentuk kertas dapat disimpan dalam bentuk file-file yang ada di komputer.
“Keunggulan dari alat ini adalah bisa menampung data ribuan surat yang sudah dialih mediakan ke komputer dengan hanya butuh ruang penyimpanan pada hard disk atau flash disk yang kecil. Keamanan dari arsip sendiri juga terjaga karena memakai password. Menariknya lagi, hasilnya bukan dalam bentuk gambar atau pdf, melainkan sudah dipecah kedalam bentuk data binary,” pungkas Benny.
Lebih lanjut, ia mengharapkan dari pelatihan yang telah dilaksanakan ini, ke depannya pengelolaan arsip di Kantor Lurah Kampung Jua Nan XX sudah berbasis elektronik. Pegawai kelurahan dapat melaksanakan administrasi kantor dengan lebih tertata dengan baik. Sehingga dapat memberikan manfaat efisiensi dan dokumen dapat disimpan dalam jangka waktu yang lama. (*)
